Verslag van de 10^e  Algemene Ledenvergadering  van de

Vereniging van Eigenaren  “Vuurvlinderhof “ te Schiedam

Deze vergadering is gehouden in “De Rank” te Schiedam op 21 april en 10 mei 2004

De vergadering van 21 april 2004 werd afgelast omdat er niet genoeg stemmen uitgebracht konden worden om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. Voor de tweede vergadering op 10 mei 2004 was het aantal niet van belang omdat daar statutair in voorzien is.

1. Opening.

De voorzitter heet een ieder van harte welkom en opent de vergadering.

2. Binnengekomen stukken en mededelingen.

Er zijn geen binnengekomen stukken. De voorzitter verzoekt een ieder die wat zeggen wil, zijn of haar naam met huisnummer toe te voegen.

3. Goedkeuren notulen van de vorige Algemene Ledenvergadering van 16 april 2003.

De notulen werden zonder tekstuele of inhoudelijke aanmerkingen, goedgekeurd.

4. Verslag jaarrekening 2003

Exploitatieoverzicht

De interim-administrateur gaf een toelichting op de verschillende posten zoals deze in het financieel overzicht staan, zoals de posten nog te betalen en te ontvangen. Hij memoreerde ook nog wat verschillen: sommige posten zijn hoger uitgevallen dan begroot. Vraag uit de vergadering: wat gebeurt er met de € 5.101,00, zijnde het verschil tussen de werkelijke en de begrootte kosten. Antwoord van de administrateur, deze zullen toegevoegd worden aan de Algemene Reserve na goedkeuring van de ALV. Opmerking uit de vergadering: in de berekening van het schilderwerk per woning is van het juiste bedrag uitgegaan inclusief BTW maar in de communicatie exclusief de BTW. Dit klopt, de voorzitter biedt zijn excuses aan voor dit misverstand. In de financiële begrotingen e.d. is overigens wel altijd van de bedragen incl. btw. uitgegaan, zodat dit verschil geen aanvullende kosten met zich meebrengt. De voorzitter merkte nog op, dat een ieder het contract van het schilderwerk kan krijgen.

Toestemming werd gevraagd en gekregen om het exploitatieoverschot over te brengen naar de Algemene Reserve.

Er kwam een bezwaar uit de zaal, die vroeg of het misschien verstandig zou zijn het overschot in mindering te brengen van de maandelijkse afdracht. De voorzitter verdedigde de stelling, dat het beter is nu wat meer te betalen dan dat we in de toekomst ineens een flinke som tekort komen.

Begroting 2004

Vraag uit de vergadering: klopt het dat € 3500, -- gereserveerd is voor een eenmalige beurt en € 1300, -- voor het jaarlijkse onderhoud (tezamen 4820 euro in de begroting, en dat dit dus betekent dat de post van 3500 euro volgend jaar weer vervalt (deze is immers eenmalig).

Antwoord voorzitter: Dit klopt alleen de eerste onderhoudsbeurt bedroeg  € 3500,--, het contract bestaat uit twee delen t.w. een controlebeurt en werkzaamheden die de levensduur van het dak met plm. 10 jaar verlengen.

Vraag uit de vergadering: waarom is er een contract afgesloten met Roof Care zonder  toestemming van de leden.

Antwoord van de heer Blaauw: hier is in de vorige ledenvergadering toestemming gegeven.  Het bestuur zegde toe geen langlopende contracten (meer) aan te gaan zonder toestemming van de leden.  Er is trouwens een mogelijkheid om Roof Care af te zeggen na een jaar, maar dat betekent dat de dakbedekking na 15 jaar vervangen moet worden. Het besluit lijkt dus bedrijfseconomisch verstandig. Een bewoner  rekende voor, dat het een heel groot verschil is of de levensduur van een dak op 15 jaar of 25 jaar begroot zou worden. Doordat het dak 10 jaar langer mee gaat, kunnen de kosten per jaar omlaag. Hij zei, dat dan de begroting aangepast zou kunnen worden, maar daar was het bestuur het niet mee eens.  Omdat er veel teveel onzekerheden waren en het bestuur nog geen zicht heeft op de exacte kostenontwikkelingen op langere termijn. De heer van Rij toonde wel begrip voor een verhoging van de bijdrage maar vroeg zich af wat schappelijk is.

De heer Konter zei ook, dat wij te maken hebben met inflatie en rente. Door geen renteinkomsten te begroten, kon dit rentebedrag voor inflatie gebruikt worden. Nu ziet hij dat aan de ene kant lange termijnkosten worden verhoogd i.v.m. inflatie, maar nog geen renteinkomsten worden opgenomen als inkomsten. Reserveren we voor inflatie nu niet dubbel? De penningmeester antwoordde, dat het schilderwerk zo’ n aanslag gedaan heeft op onze reserves zodat wij wel gedwongen werden sommige posten te verhogen.  de rente-inkomsten heeft hij in de berekeningen betrokken, zodat daardoor de reserveringen een stukje lager geworden zijn. Indexering zit in principe al in de begrootte bedragen.

Een bewoner vroeg of het mogelijk zou zijn voor de komende 10 à 15 jaar een schema te maken van hetgeen wij jaarlijks opzij zouden moeten zetten. Antwoord voorzitter: Dergelijke tabellen liggen ten grondslag aan de begroting en kunnen worden verstrekt aan mensen die hier inzicht in willen hebben.

Er kwam uit de zaal een vraag over de administratiekosten, die de nieuwe bewoners moeten betalen aan de VVE. De administrateur antwoordde, dat er aan de oude en de nieuwe bewoners € 95,-- in rekening gebracht wordt, vanwege administratiekosten en het aanleveren van de nodige gegevens bij de notaris. De voorzitter bracht het voorstel in stemming om de servicekosten met ingang van januari 2004 op 90 Euro te stellen.

Het voorstel werd met een ruime meerderheid van stemmen aangenomen, zodat de begroting is goedgekeurd.

5. Verslag Kascontrolecommissie.

De voorzitter van de kascontrolecommissie vertelde de leden, dat zij op 12 april j.l. bij de interim-administrateur langs geweest zijn. Zij hebben inzage gekregen in de administratie en op hun vragen werd een duidelijk antwoord gegeven, zodat wat hen betreft de administratie op orde is.

Naar aanleiding van dit verslag verleende de AVL decharge aan de interim-administrateur Eddy van Ee.

6. Verkiezing nieuwe leden van het bestuur.

Voorzitter: Voor deze functie heeft Marco Konter zich beschikbaar gesteld.

Administrateur : Voor deze functie heeft Eddy van Ee, die al tijdelijk de administratie voerde, zich aangeboden dat definitief te gaan doen.

Bestuurslid Technische Zaken: voor deze functie heeft Arie Vermeij zich beschikbaar gesteld.

Op de betreffende vraag van de voorzitter kwamen er geen nieuwe kandidaten naar voren en werden de nieuwe leden van het bestuur met algemene stemmen gekozen.

De nieuwe leden van het bestuur hebben de stemming aanvaard, waardoor hun benoeming een feit geworden is.

De voorzitter zal de vergadering nog afronden, en daarna het voorzitterschap aan Marco Konter overdragen.

7. Aanvulling huishoudelijk reglement.

Er is een schrijven geweest met als onderwerp los lopende dieren. Diverse bewoners hebben hierin geklaagd dat in hun privé-gedeelten huisdieren van medebewoners hun behoefte doen. Bewoners merkten op dat ook kinderen overlast veroorzaken, door het lostrekken van bladeren e.d. Een van de ouders merkte hierbij op, dat hij het zou waarderen als mensen zijn kind hierop (op normale wijze) zouden aanspreken, mocht dit voorkomen.

Er kwam een klacht over een Jack Russel die regelmatig losloopt, de galerij bevuilt en ook iemand gebeten heeft. Een bewoner maande een ieder aan daarvan aangifte te doen bij de politie, want alleen bij meerdere aangiftes kan men de eigenaar verplichten, dat de hond met een muilkorf buiten moet lopen.

De discussie werd vervolgens weer naar de overlast van huisdieren geleid. De voorzitter gaf aan dat in huidige documenten (gele boekje en huishoudelijk reglement) uitsluitend over gemeenschappelijke delen van het complex wordt gesproken, en niet over privé-gedeelten van andere bewoners en ook niet op de binnentuin, die valt namelijk onder de verantwoording van de gemeente.

De heer Blaauw las een artikel voor, dat door de vereniging “Eigen Huis” gebruikt wordt en waarin staat, dat de eigenaren van huisdieren ervoor zorg dienen te dragen, dat deze niet in een andermans tuin kunnen komen (bijvoorbeeld door afscherming van hun tuin) Een bewoner reageerde door te zeggen, dat een totaal afgezette tuin ook niet bepaald een fraai gezicht is, en dit is het gevolg als we willen dat het VEH artikel geldt.

Een bewoner: als het bestuur iemand aanspreekt op haar of zijn gedrag en de persoon in  kwestie luistert niet, wat gaat het bestuur hier aan doen?

Antwoord van het bestuur: aanpassing van het reglement geeft ons een betere mogelijkheid om te reageren naar iemand die de afspraken overtreedt, en wil nog niet ingaan op de wijze waarop escalatie zal worden opgevolgd. Een boete op te leggen kan theoretisch ook als waarschuwingen niet helpen maar voordat dit soort stappen wordt ondernomen zal geïnformeerd worden bij de juridische afdeling van VEH.

Het voorstel van de VEH haalde het niet, mede omdat hoge afschermingen het gevolg konden zijn. Vanuit de vergadering werd het idee geopperd om een toevoeging op te nemen in het reglement: de eigenaar van huisdieren dient er zorg voor te dragen dat deze zich niet in de privegedeelten van andere bewoners kunnen bevinden c.q. hier overlast kunnen veroorzaken.

Dit voorstel werd aangenomen en zal derhalve aan het huishoudelijk reglement worden toegevoegd.

8 Technische zaken.

De heer Blaauw: iedereen heeft van ons een brief gehad waarin wij een uiteenzetting gegeven hebben over hetgeen wij tot dusver gedaan hebben. Als iemand nog nadere inlichtingen wil, dan kan hij/zij zich wenden tot de bestuursleden of iemand van de commissie technische zaken

9: De begroting is reeds behandeld onder punt 4.

10. Commissies.

De voorzitter hield een betoog, dat het bestuur het wenselijk acht, dat de volgende commissies gevormd gaan worden. :

1^e een commissie technische zaken.

2^e een commissie feestdagen.

3^e een commissie tuin.

De commissieleden hebben geen zitting in het dagelijks bestuur, maar een ondersteunende taak.

Het is de bedoeling, dat zij eventueel met voorstellen of ideeën naar het bestuur komen en dat het bestuur hen om advies kan vragen. De voorzitter zei dat hij hoopte, dat er mensen zijn die zich beschikbaar stellen en hij gaf zelf het goede voorbeeld door te zeggen dat hij in ieder geval beschikbaar blijft voor de commissie feestdagen.

11. Rondvraag.

Bij de rondvraag kwamen vooral vragen of opmerkingen over het hang en sluitwerk van de deuren.

Dat is actueel in verband met een inbraak, die onlangs plaats gevonden heeft.

Een bewoner zei dat er een timmerman bezig is in het complex om hang – en sluitwerk van een voordeur aan te  passen, hetgeen op initiatief van een bewoner gebeurde.

Er kwamen ook nog wat vragen en opmerkingen over het reinigen van de randen van de galerij. Een bewoner opperde, dat met een hogedrukspuit te doen en een andere bewoner stelde voor de randen met een speciaal reinigingsmiddel in te smeren, waarna deze schoon zouden regenen.

Een bewoner kwam met de vraag of braakschade ook verzekerd was in de opstalverzekering.

De administrateur zou dat nog navragen bij Centraal Beheer, en hier informatie over verschaffen.

Er volgden nog wat vragen over de dranger-afstelling van de deuren, verlichting en intercom, waarop het bestuur reageerde door te zeggen, dat de deuren reeds bijgesteld waren en eventueel weer bijgesteld kunnen worden, de verlichting op sensoren werkt en niet af te stellen is en dat de intercom juist onder handen genomen was, dus dat eventuele (nieuwe) klachten bij het bestuur ingediend moeten worden.

Een bewoner kwam met een vraag over Twinq : Klopt het dat hier niets op te zien is?

Dit klopt, de administrateur gaat dit zo spoedig bijwerken

12. Sluiting.

Namens het bestuur neemt de heer Blaauw officieel afscheid van de voorzitter en de vorige administrateur (dhr Zeverboom die afwezig was) en liet dat vergezeld gaan door een presentje.

In zijn dankwoord, waarin hij vertelde, dat zij plm. 7 jaar prettig samengewerkt hadden, memoreerde hij ook nog even, dat het bestuur dank verschuldigd is aan de vrouw van de voorzitter, die zoveel jaren de notulen verzorgd heeft. Uiteraard werd de heer Blaauw ook bedankt en kreeg hij uit handen van het bestuur een fles aangeboden.

Daarna werd de vergadering door de voorzitter gesloten.

Na de vergadering legden B. Kleijer en B. Blaauw hun functie neer.