Verslag van de 16e Algemene Ledenvergadering  van de

Vereniging van Eigenaren  “Vuurvlinderhof “ te Schiedam

Deze vergadering is gehouden in "De Ark" te Schiedam op 16 maart 2010

Het totaal aantal stemmen, de aanwezigen en de machtigingen, is bij elkaar opgeteld 41 hetgeen statutair voldoende is om de vergadering door te laten gaan.

1. Opening.

De voorzitter heet een ieder van harte welkom en opent de vergadering.

2. Binnengekomen stukken en mededelingen.

De voorzitter deelt de vergadering mede, dat diegene die met oud en nieuw de brievenbussen  vernield heeft, via het bureau Halt, zijn excuses aan komt bieden en de schade  inmiddels vergoed heeft. Daarmee is deze kwestie afgedaan.

3e. Terugkoppeling afhandeling actiepunten vorige ALV

De voorzitter zegt dat inmiddels de actiepunten teruggekoppeld zijn naar de bewoners, via de “Vuurvlinder”.

4. Verslag jaarrekening 2007.

Arie Vermeij licht op enkele punten de jaarrekening toe. De balans die normaal een opsomming van bezittingen en schulden is, is in ons geval alleen een optelsom van ons tegoed, daar per 31 december 2009 alle bijdragen van de bewoners ontvangen waren en ook geen nota's meer betaald moesten worden.

Wij hebben het afgelopen jaar een overschot gerealiseerd van € 11.482,46 hetgeen te verklaren is doordat wij de ontvangen rente, volgens afspraak, niet in de begroting opnemen en omdat er enkele posten op de begroting staan die daar niet meer thuis horen t.w. dakcontract en schilderwerk controlebeurt. Voor het dak wordt inmiddels jaarlijks gereserveerd en onze huidige schilder Koeverma hanteert een andere methode waarin geen jaarlijkse controlebeurt opgenomen is.

Daarnaast zijn verschillende zaken duurder geworden omdat deze geïndexeerd zijn en wij in 2009 nog te maken hadden met een indexatie gebaseerd op 2008.

Voor wat betreft de rente moeten wij voor 2010 rekening houden dat de opbrengst belangrijk lager zal zijn dan voorgaande jaren.

De bewoner van nr. XX vraagt hoe het staat met de grote vordering die vorig jaar nog op de balans stond waarop Arie Vermeij antwoordt dat deze in zijn geheel voldaan is.

5. Verslag kascontrolecommissie.

De voorzitter van de kascontrolecommissie vertelt de leden, dat zij op 25 februari jl. bij de administrateur langs geweest zijn. Zij hebben inzage gekregen in de administratie en steekproefsgewijze een onderzoek gedaan. Er zijn geen onregelmatigheden aangetroffen en de voorzitter adviseert de vergadering decharge te verlenen aan de administrateur. De vergadering verleent de administrateur met algemene stemmen decharge. Daar de voorzitter van de kascontrolecommissie, door verhuizing, de commissie verlaat vraagt de voorzitter of er iemand van de bewoners deze taak op zich wil nemen. De bewoner van nr. XX geeft aan dat te willen doen zodat hij vanaf nu samen met de bewoonster van nr. XX de kascommissie vormt.

6. Invulling taken van het bestuur.

Ed Verbrugge geeft aan dat het bestuur afgelopen jaar geconfronteerd is met een aantal probleempjes waarmee ze niet bepaald gelukkig was.

Het bestuur ziet als haar hoofdtaken:

1e Bewaking van de financiën.

2e In stand houden van het complex.

3e Informatie verstrekken aan de bewoners.

4e Het houden van de jaarvergadering.

Hij legt uit dat wanneer een bewoner een bestuurslid aanspreekt op een bepaalde kwestie en het gaat niet naar zijn zin, het betreffende bestuurslid als "persona non "grata behandeld wordt. De bestuursleden zijn primair  bewoners van de Vuurvlinderhof en hebben ook recht op woongenot. Helaas is het voor sommige bewoners moeilijk om deze zaken van elkaar te scheiden. Daarnaast geeft hij aan dat de bewoners zelf verantwoordelijk zijn voor het naleven  van het huishoudelijk reglement en als er kwesties tussen de bewoners onderling spelen zij dat zelf met elkaar moeten regelen en niet het bestuur daarop aan moeten spreken. De vergadering blijkt het met deze visie eens te zijn, zodat het bestuur zich gesteund voelt door een aantal bewoners.

7. Technische zaken algemeen.

De voorzitter memoreert nog even dat het schilderwerk van Koeverma inmiddels afgerond is en wat het bestuur betreft, naar tevredenheid. De vergadering is het daarmee eens.

8. Technische zaken 2010-2011.

Het bestuur wil graag dit jaar  de volgende werkzaamheden uit laten voeren:

1e Schoonmaken galerijranden (toestemming  verleend ALV 2009) 

totaalbedrag €  1.935,00

2e Aanbrengen vloerafwerking galerijen (toestemming verleend ALV 2009)  

totaalbedrag €16.800,00

3e Vervanging voegvulling dilataties (toestemming verleend ALV 2009)  

totaalbedrag €  3.606,00

4e Schoonmaken en behandelen van de dakranden                             

totaalbedrag €21.665,00

5e Vervangen van de voegen tussen de trappenhuis elementen          

totaalbedrag  € 2.844,00

                              Eindtotaal   €46.850,00 Deze bedragen zijn inclusief  BTW.

De bewoner van nr XX zegt dat de hijsogen vandaag gerepareerd zijn en vraagt of het aanbrengen van vloerafwerking ook geldt voor daken van bergingen, waarop Ed Verbrugge antwoordt "voorlopig niet".

De bewoonster van nr. XX vraagt hoe het zit met de zonneschermen als de dakranden behandeld worden. Volgens Ed Verbrugge levert dat geen problemen op maar dienen ze eventueel afgeplakt te worden.

De bewoner van nr XX vraagt hoe het met de ramen zit die natuurlijk vuil worden door deze werkzaamheden en krijgt als antwoord, dat ramen zemen in de prijs begrepen is.

De bewoner van nr. XX vraagt of ook de schuurranden meegenomen worden en krijgt als antwoord, dat dit niet het geval is.

De bewoner van nr XX en ook die van XX zeggen dat er regelmatig stukjes beton naar beneden komen en het bestuur zegt toe dat daar naar gekeken zal worden.

De voorzitter brengt het schoonmaken en behandelen van de dakranden en het vervangen van de voegen tussen de elementen van het trappenhuis in stemming en dit voorstel wordt met algemene stemmen aangenomen.

Ed Verbrugge zegt nog dat eerst de dakranden gedaan moeten worden alvorens aan de galerij te beginnen maar iedereen zal tijdig geïnformeerd worden wanneer dat gebeurd.

9.  Begroting 2010.

Arie Vermeij geeft een nadere uitleg over de begroting van 2010. Daar wij al jaren met dezelfde begroting werken is het verstandig deze aan te passen  aan de realiteit. Ik heb een paar posten weggelaten die niet meer ter zake doen zoals controlebeurt schilderwerk en dakcontract. Andere posten zoals het liftcontract, verzekeringen, elektra e.d. heb ik meer in overeenstemming gebracht met de bedragen die wij werkelijk moeten betalen. Daarnaast heb ik de post dagelijks onderhoud met €2.500,-- opgevoerd omdat het bestuur dit jaar wat meer kosten verwacht.

Uiteindelijk heb ik bereikt, wat ook mijn uitgangspunt is, dat de maandelijkse bijdrage € 95,-- per maand blijft zonder dat wij "krap" komen te zitten.

De bewoner van nr XX vraagt of de bedragen van de komende werkzaamheden betaald worden uit de reserve hetgeen bevestigend beantwoord wordt en vraagt dan of wij dan niet in de problemen komen.

Arie Vermeij legt uit dat wij over voldoende reserves beschikken  om zeker niet in de problemen te komen, wij reserveren € 30.000,-- per jaar en het exploitatie overschot wordt ook nog daaraan toegevoegd. Wij komen echt niet in de problemen, ook als we rekening houden met de volgende verfbeurt in 2011. Daar er verder geen reacties meer komen is de begroting geaccepteerd.

10. Pauze

11. Verkiezing bestuursleden.

Twee bestuursleden hebben te kennen gegeven uit het bestuur te willen treden t.w. René de Haan als voorzitter en Ineke v.d. Berg als bestuurslid voor algemene zaken.

Louise de Haan stelt zich beschikbaar voor de vacature van bestuurslid algemene zaken zodat alleen de vacature van voorzitter nog open is.

De voorzitter vraagt aan de aanwezigen of er iemand is die zich geroepen voelt om voorzitter van de VVE te worden en daarop wordt door Frits Noordberger gereageerd en zegt dat hij daar wel voor voelt maar eerst wat uitleg over zijn taken wil hebben. De voorzitter legt even globaal uit wat zijn taken zijn als voorzitter en dat resulteert erin dat Frits Noordberger zich kandidaat stelt als voorzitter van de VVE.

Met algemene stemmen worden beide gekozen door de algemene ledenvergadering.

Het bestuur van de VVE Vuurvlinderhof bestaat vanaf nu uit de volgende leden:

Frits Noordberger  voorzitter

Arie Vermeij         administrateur 

Ed Verbrugge        technische zaken

Piet van Pelt          technische zaken

Louise de Haan     algemene zaken

 12. Rondvraag.

Bij de rondvraag komen de volgende zaken aan de orde:

De bewoonster van nr. XX vertelt dat er water via haar voordeur naar binnenkomt en dat er ook een stuk slecht is van de deur, Ed Verbrugge belooft na de vergadering daar een afspraak over te maken.

De bewoner van nr. XX wil graag weten wat er opgehoogd gaat worden, de voorzitter reageert daarop door te zeggen dat het hem ook nog niet duidelijk is wat er opgehoogd gaat worden. Voor de binnentuin staat een gedeelte van het pad aangegeven bij de lifttoren ter hoogte van nr. 1 omdat daar de riolering loopt maar aan de voorkant is het niet duidelijk maar hij gaat er vanuit dat de voortuin ook opgehoogd gaat worden want dat is wel dringend noodzakelijk vanwege het zichtbaar worden van de fundering. Ook raadt hij iedereen  aan die iets wil weten over de aanstaande ophogingen zich te vervoegen bij de keetwagen aan de Vlinderhoven.

De bewoonster van nr. XX wil graag weten of alles vwb van Vonderen afgehandeld is. Ed Verbrugge geeft aan dat wij de laatste rekening van van Vonderen nooit betaald hebben en dat voor ons de zaak afgedaan is. Zij heeft tevens een vraag over de reparatie van de deur aan de waterkant die volgens haar niet zo goed gedaan zou zijn en daar Koeverma pas volgend jaar weer komt, gaat Piet van Pelt de reparatie bekijken.

De bewoner van nr. XX heeft een klacht over de bovenburen die regelmatig peuken in zijn  tuin gooien, Ed Verbrugge reageert door te zeggen dat dit typisch een kwestie is die hij zelf met zijn bovenburen moet regelen.

De nieuwe bewoner van nr. XX geeft aan dat er een verbindingsplank tussen het plafond en het raamkozijn aan de voorzijde bol staat, Ed Verbrugge geeft aan dat vorig jaar het gehele kozijn vernieuwd is maar mogelijk toch nog ergens een lekkage optreedt en hij belooft te  komen kijken.

De bewoonster van nr. XX vraagt de voorzitter of deze al iets gehoord heeft over het uitdiepen van het water rond de Vuurvlinderhof, de voorzitter antwoordt dat hij contact gehad heeft met de gemeente en te horen kreeg dat het water voldoende diep is.

13. Sluiting.

Daar er geen verdere vragen of opmerkingen meer zijn, sluit de voorzitter de vergadering en bedankt een ieder voor zijn of haar komst.