Verslag van de 19e Algemene Ledenvergadering  van de
Vereniging van Eigenaren  “Vuurvlinderhof “ te Schiedam

Deze vergadering is gehouden in ‘t Schepphuis te Schiedam op 27 maart 2013

1. Opening.

De voorzitter heet een ieder van harte welkom en opent de vergadering. Iedereen wordt gewezen op een kleine aanpassing in de agenda, mede door de ingezonden begroting van Arie.

De voorzitter deelt de vergadering mede dat er 45 geldige stemmen aanwezig zijn, dat zijn bewoners en machtigingen. Dat is ruim voldoende om de vergadering statutair door te laten gaan.

2. Ingezonden stukken

Videofoon (bewoner geeft toelichting):

- Toelichting op aanvraag videofoon systeem. De huidige bel wordt te hard bevonden, tevens niet goed te zien wie er nu voor de deur staat.

René licht toe dat de begroting voor een videofoonsysteem neer komt op een totale kostenpost van +/- € 23.000,-. Hierover zal gestemd worden. Mocht het voorstel verworpen worden, dan zal het bestuur de klacht van de te harde bel in behandeling nemen. Een aantal bewoners geeft aan dat ‘de zoemer’ (deur opener) blijft hangen. René geeft nogmaals aan dat deze zaken nog niet eerder bij hem bekend waren en zal er naar laten kijken. Een andere eigenaar vraagt zich af of er nagedacht over de onderhoudskosten en geeft aan dat een videosysteem veel storingsgevoeliger is dan het huidige systeem en additionele kosten met zich mee zal brengen.

Begroting Arie wordt onder punt 6b behandeld.

3. Overzicht Technische Zaken 2012

René geeft aan dat de primaire focus voor 2012 heeft gelegen op het schilderwerk aan de waterkant en het schilderen van de lifttorens. Dit leek aanvankelijk voorspoedig te kunnen worden ingezet. Echter bij de beoordeling van het uit te voeren werk is aangegeven dat er in het verleden slechte reparaties uitgevoerd zijn. Sigma Coatings heeft de kwaliteit van het nieuw uitgevoerde schilderwerk beoordeeld, waarna zij garantie hebben afgegeven voor het uitgevoerde schilderwerk. Daarnaast is een meer jaren onderhoudsbegroting opgesteld en is het dak technisch gekeurd. Het gekeurde dak verkeerd in goede staat. Enige punt van zorg waren de geschilderde dakranden, die bovenop niet beschilderd zijn, waardoor het vocht niet weg kan. Voorgesteld wordt dat hiervoor in 2013 additionele offertes worden opgevraagd en in de volgende ALV wordt voorgelegd.

Arie merkt op dat er wel goed op moet worden gelet dat eventuele dakranden niet beschadigd moeten worden bij dak vervanging.

Overgang naar Hopmann Liftservice. Vrij snel een storing en de bel werd slecht gehoord. Hopmann is dezelfde dag langsgekomen en heeft stickers geplakt met een alarmnummer. Tevens is een meer jaren onderhoudsbegroting gemaakt, Hopmann heeft echter aangegeven dat ze na deze korte periode van onderhoud nog geen rekening kunnen houden met huidige technische staat.

Arie merkt op dat het een goede zaak is dat OTIS is opgezegd.

De voorzitter vraagt of er nog additionele opmerkingen vanuit de zaal zijn.

Arie geeft aan dat hij uitdrukkelijk niet tevreden is met de onttrekking van € 55.000,- uit de reserves.

Een andere eigenaar vraagt of de panelen niet geschilderd hadden moeten worden. René  geeft hierop aan dat dit niet bij de schilderbeurt behoorde.

4. Financiële overzicht 2012

De administrateur licht de balans toe.  

Vraag bewoner wanneer de eerste brief de deur uit gaat. De voorzitter stelt hierbij toe dat hier een incasso procedure voor is opgezet en licht deze toe en verwijst voor verdere details naar de website.

Arie geeft aan dat hij het niet eens is dat het verlies van 2012 niet over meerdere jaren uitgesmeerd is. De administrateur licht het exploitatieoverzicht toe.

Arie geeft nogmaals aan dat hij het niet eens is dat de houtrotschade in zijn geheel aan 2012 toegewezen is. Balans en exploitatierekening bijgevoegd.

5. Kascontrolecommissie

Bevindingen & aanbevelingen kascontrolecommissie

1)            De Kascontrolecommissie heeft kennis genomen van de ter beschikking gestelde administratie en reeds verspreidde documenten in aanloop naar de ALV 2013. Omdat houtrot niet specifiek benoemd is als reservering voor groot onderhoud, meent de kascontrolecommissie dat een onttrekking aan de reserve voor schilderwerk niet mogelijk is. Zij adviseert de kosten van het herstelde houtrot aan de woningen 21-30 en beide lifttorens op te nemen in de exploitatie 2012. Het bestuur kan zich vinden in deze zienswijze en heeft het exploitatieoverzicht en de balans 2012 derhalve aangepast. Hiervoor wordt verwezen naar de bijlagen bij dit schrijven. I.o.m. de kascontrolecommissie zal aan de ALV voorgelegd worden of er voor het herstellen van houtrot een reservering opgenomen dient te worden of dat de kosten hiervoor in de exploitatie vallen van het betreffende jaar.

2)            Op 15 maart j.l. heeft het transport van de eigendomsakte van Vuurvlinderhof xx plaatsgevonden. De notaris is voornemens de achterstallige VVE bijdrage van 2012 en 2013 aan de vereniging over te maken. De achterstallige bijdrage van 2011 wordt niet over gemaakt. De VVE heeft hiervoor nog een vordering ad € 760,- op de voormalige eigenaar, die vertegenwoordigd wordt door zijn curator. Of deze vordering inbaar zal blijken wordt betwijfeld. Het eventuele verlies voor de VVE wat hier uit voort kan vloeien zal i.o.m. de kascontrolecommissie in 2013 genomen worden, al naar gelang de uitkomsten van het faillissement van de voormalige eigenaar. De rechtsbijstandverzekering is ingeschakeld, nadere berichtgeving volgt wanneer dit bekend is. Mocht de vordering oninbaar blijken, dan resulteert dit in een éénmalige kostenpost per eigenaar van € 11,71.

3)            De kascontrolecommissie stelt voor om de afgelopen deposito bij de ING bank, na akkoord van de ALV, voort te zetten bij de ABN-Amro bank, om zodoende bij zowel ING als ABN-Amro, geen banktegoeden aan te houden boven de € 100.000,- . Het bestuur steunt dit voorstel.

4)            De Kascontrolecommissie raad aan om de website van de VVE (www.vuurvlinderhof.net ) beter onder de aandacht te brengen bij de leden, zodat iedereen over de juiste documenten beschikt bij de ALV.

5)            De Kascontrolecommissie verzoekt om de onderzoekskosten die zijn gemaakt m.b.t. lekkage bij één van de woningen alsnog aanhangig te maken bij de verzekering. Het bestuur zal aan dit verzoek gehoor geven.

Naast genoemde punten geen verder aanmerkingen.

Vraag van bewoner of restschuld nummer xx niet verhaald moet worden op nieuwe eigenaar.

Dit ligt voor advies bij de rechtsbijstandsverzekering.

De ALV verleent decharge aan de administrateur.

6a. Plannen 2013

De voorzitter geeft aan dat de waterzijde 9 tm 20 en 47 tm 58 geschilderd gaat worden. Tevens geeft hij aan dat de dakbedekking van de lifttorens aan vervanging toe is. Daarnaast een dringend verzoek om de bovenste deuren dicht te houden.

René licht 4 ventilatie raamroosters toe. Het vervangen van deze roosters is kostbaar, mogelijk € 1.000,- per raam. Deze 4 roosters betreft 1 woning. Er wordt bij een tweede bedrijf een offerte opgevraagd. Afdekken overloop afvoeren. Op de daken zitten noodoverlopen, waar geen afdichting op zit. Dit zal gaan gebeuren. Een bewoner geeft aan dat de rozet op een afvoerpijp van haar woning kapot is. Een aantal voegen in de gevels zijn lek. Dit betreft zettingsscheuren, dit gaat hersteld worden. Er zal een spreekluisterverbinding worden aangevraagd met Hopmann Liftservice na goedkeuring van de vergadering. Dit zal € 2.600,- kosten.

Tevens geeft René uitleg bij de overige zaken die op middellange termijn aandacht behoeven, incl. onderzijde galarijen, binnen houtwerk lifttorens, noodtrappenhuis, dakranden en terrassen. Een bewoner vraagt zich af of er ook wel eens gekeken wordt naar de noodbrandkranen. René geeft aan dat de brandweer dit zou moeten doen. Ed zal dit navragen bij de brandweer.

De technische commissie gaat een kostenraming voor de komende 5 jaar in beeld brengen.

6b. Begroting Arie

Arie geeft aan dat de VVE bijdrage op € 95,- kan blijven en dat de begroting voor zich spreekt.

7. Vaststellen begroting 2013 + maandelijkse bijdrage VvE

René geeft aan dat de rondgezonden begroting initieel meer verwarring heeft gebracht dan bedoeld was. Doorrekening van de BTW verhoging zou een verhoging van € 1,- bedragen. Schilderwerk, en in de toekomst wellicht ook het arbeidsloon van houtrotvervanging, blijft onder het 6% tarief vallen. Rekening houdend met de meer jaren onderhoudsbegroting zou de VVE bijdrage echter verhoogd moeten worden naar € 100,-. Deze verhoging wordt voornamelijk ingezet voor het schilderwerk.

Vraag bewoner hoeveel houtrot er verwacht wordt.

René geeft aan dat dit in principe uit de post van het dagelijks onderhoud en de reservering onvoorzien gedekt kan worden.

Arie vraagt waarom er dan een verhoging in VVE bijdrage moet zijn, hij vindt dit niet het geijkte moment.

Een andere bewoner stelt voor om hier gewoon over te stemmen en niet in een eindeloze discussie te verzanden.

De technische commissie geeft aan dat een aantal zaken, waaronder de dakranden, het schilderwerk van de lifttoren en de galarijvloeren niet in de begroting zitten.

René vraagt aan Arie of hij zijn begroting in stand wil houden of dat hij kan leven met de € 95,- begroting van het bestuur. De keuze wordt derhalve voor een VVE bijdrage van € 95,- of € 99,-. Het stemmen zal plaatsvinden middels het opsteken van handen. 

Een bewoner merkt op dat deze keuze niet eerlijk is en stelt voor de keuze tussen € 96,- en € 99,- te maken, omdat zij € 95,- ziet als achteruitgang. Het opsteken van handen verloopt onduidelijk, de stemming wordt schriftelijk voortgezet.

8. Nieuwe Penningmeester

De voorzitter vervolgt de vergadering en deelt mede dat de huidige penningmeester te kennen heeft gegeven niet door te willen gaan. Hij vraagt daarom Michiel Kloosterziel om zich kort voor te stellen. Michiel geeft aan graag een bijdrage aan de VVE te willen leveren. Hij werkt bij de Rabobank en beoordeelt jaarrekeningen en begrotingen. De voorzitter geeft aan het proces van aanmaningen op zich te nemen. Hij geeft tevens aan het beheer van de VVE gelden in eigen hand te willen houden, uitbesteding van de administratie is immers kostbaar. René zal fungeren als back-up van Michiel. De voorzitter vraagt of er mensen zijn die hier op tegen zijn, dit is niet het geval. Michiel wordt derhalve benoemd tot nieuwe penningmeester. De aftredende penningmeester J. Strik wordt bedankt voor zijn werk.

9. Kascontrolecommissie

De voorzitter geeft aan dat er geen leden zijn voor de kascontrolecommissie en vraagt of er mensen zijn die zitting willen nemen in de kascontrolecommissie. Naast Berdie Dobber (nr. 5) heeft Rob Heggelman (nr 33) aan zitting te nemen in de kascontrolecommissie, net als Maurice Herfst (nr. 10).

Vanuit de vergadering heeft niemand bezwaren tegen de kandidatuur van deze bewoners. Derhalve zijn deze mensen benoemd door de ALV.

Tevens wordt Arie bedankt voor het vervangen van de verlichting in het complex.

10. Bevoegdhedenoverzicht naar KvK wordt later op teruggekomen door het bestuur.

11. Pauze

12. Uitkomsten stemmingen

De VVE bijdrage wordt met ingang van 1 mei 2013 verhoogd naar € 96,-.  29 bewoners hebben voor gestemd. De bijhorende begroting bijgevoegd. ( 15 bewoners stemden voor verhoging naar € 99,00 en er was één onthouding.)

Later zal de aanbeveling van de kascontrole commissie om een deel van de banktegoeden onder te brengen bij een tweede bank schriftelijk worden voorgelegd aan de leden, evenals de mededeling van Arie dat de reserves van de VVE apart beheerd dienen te zijn door de voorzitter en een lid dat geen zitting heeft in het bestuur. Tevens zullen de bevoegdheden van de KvK worden voorgelegd.

De voorzitter brengt het voorstel voor de spraakverbinding in de liften in stemming. Het bestuur ligt toe dat deze kosten gedragen kunnen worden in de huidige begroting. Er zijn geen leden die tegen deze installatie zijn.

Vervolg uitkomsten stemming

1)            Het schilderen van het 2e deel van het complex is aangenomen met 42 stemmen voor en 3 tegen. Het voorstel is derhalve aangenomen.

2)            De videofooninstallatie is verworpen, 10 voor en 35 tegen.

3)            De vervanging van de dakbedekking voor de lifttorens is aangenomen, 39 voor en 6 tegen.

13. Rondvraag

x: Moeten verzoeken tot aanpassing gevel o.i.d. voorgelegd worden aan de ALV of kan het Bestuur dit zelf beslissen?

Antw: Het Bestuur is hiertoe, in het verleden en per statuten, door de ALV aangewezen.

x: Het op de site zetten van diverse informatie levert een onveilige situatie op voor de leden, bijvoorbeeld inbraakgevoelig.

Antw: Het bestuur kan zich hier goed in vinden en ontvangt graag van iedereen een emailadres, zodat bescheiden op die manier verspreid kunnen worden.

x: De vlekken op de voordeur zijn nog niet over geschilderd. Tevens vertoont de voordeur scheuren, ook bij xx, xx, xx en xx

Antw: Hier zal naar gekeken worden.

x: Hebben alle huurders de verklaring ondertekend die van hen verwacht wordt? Nummers xx en xx schijnen verhuurd te gaan worden.

Antw: Voor zover het bestuur weet is dit inderdaad zo.

x: Hoe zit het met de regenwaterafvoer.?

Antw: 5 april zou iemand e.e.a. komen verhelpen.

14. Sluiting.

Daar er geen verdere vragen of opmerkingen meer zijn, sluit de voorzitter de vergadering.