Verslag van de 20e Algemene Ledenvergadering van de Vereniging van Eigenaren "Vuurvlinderhof"te Schiedam
Deze vergadering is gehouden in 't Schepphuis te Schiedam op 25 maart 2014
1. Opening.
De voorzitter heet een ieder van harte welkom en opent de vergadering. De voorzitter deelt de vergadering mede dat er 36 geldige stemmen aanwezig zijn, dat zijn bewoners en machtigingen. Dat is voldoende om de vergadering statutair door te laten gaan.
2. Vaststellen verslag ALV 2012
Op het verslag zijn geen reacties binnengekomen en hiermee vastgesteld.
3. Ingezonden stukken
-Offerte firma Ham
-Offerte firma Smitsvastgoed
-Offerte firma Wijnhof
-Brief van nummer XX deze wordt gelijk
behandeld. Vragen als bijlage a
bijgevoegd.
Vraag 1 en 6. Deze zullen worden vastgezet.
Vraag 2 Brievenbus nummer XX inmiddels gerepareerd.
Vraag 3 Brievenbus nummer XX wordt door het bestuur geleegd voor zover hier nog poststukken komen en doorgestuurd. In principe worden poststukken automatisch doorgestuurd. Bewoners zijn verhuisd.
Vraag 4 De blusleiding staat voor dit jaar op het programma en zal in de ALV worden behandeld.
Vraag 5 Voegen van de toren zijn al gekit op de plekken welke bij technische zaken bekend waren. Zullen dit nader bekijken met Mulco Flex.
Vraag 7 en 16 Deurvastzetter afgebroken. Dit gebeurt vaker en zal worden hersteld.
Vraag 8 In de schilderbeurt is afgesproken dat daar waar nodig op aangeven van het schilderbedrijf de firma Mulco Flex wordt ingeschakeld voor afdichting. Dit is op verschillende adressen ook gebeurd.
Vraag 9 en 10 Dit zal door technische zaken worden bekeken.
Vraag 11 Dit zal worden opgenomen. Omdat voor volgend jaar de binnenring op de nominatie staat om geschilderd te worden zal dit jaar sowieso een inspectie plaatsvinden.
Vraag 12 en 13 In de vergadering de aanwezigen gewezen op het schoonhouden van de eigen omgeving. Wij zullen hier ook nog eens aandacht aan besteden in de volgende Vuurvlinder.
Vraag 14 Zal worden bekeken en valt in de zelfde eerder genoemde inspectie.
Vraag 15 De bevestigingen zullen worden waar nodig worden hersteld.
Vraag 17 Dit zal worden bekeken en waar nodig advies worden gevraagd aan specialisten.
Vraag 18 Is een van de punten welke in de lijst staan van zaken welke we de komende 5 jaar gerealiseerd willen zien. Momenteel ontbreekt hiervoor de financiële dekking.
Vraag 19 Het vervangen van de brievenbussen staat niet op het programma maar zal nader worden bekeken. Voor de upgrade liften geldt dat we pas zijn overgestapt naar een ander liftbedrijf met een ander contract en vanuit groot onderhoud lift momenteel onvoldoende dekking is. Voor de vloerbedekking zal het bestuur nagaan wat dit kost. De naambordjes zien er mede door de kleur keuze niet mooi uit. Misschien dit jaar mogelijk te vervangen binnen klein onderhoud, komen we op terug.
Vraag 20 Zal worden bekeken en indien mogelijk gemeld worden bij de verzekering.
Vraag 21 De binnentuin is een zaak van de gemeente. Klachten horen daar thuis. Vanuit het bestuur is in het verleden hierover vaker contact geweest met de gemeente. Het zelf doen van het onderhoud werd door de vergadering niet als wenselijk beschouwd.
Het bestuur heeft een andere zienswijze op de in de resume genoemde zaken. Wij vinden dat we wel degelijk een verantwoording hebben op de langere termijn. Over de invulling hiervan kan men van mening verschillen. Hierover kan men met name in ALV van gedachte wisselen. Dit is ook de plaats waar het beleid voor de lange termijn wordt vastgesteld.
4. Overzicht Technische Zaken 2013
Het afgelopen jaar heeft in het teken gestaan van de 2e schilderbeurt. Het betrof de buitenzijde van het complex aan de zijde nummers 9 t/m 20 en de zijgevel nr. 21 en 30. Ook dit jaar tegen de verwachting in is er weer veel houtvervanging geweest. Binnen deze beurt zijn 23 ramen en 3 deuren vervangen. De totale kosten houtvervanging/reparatie is € 38.445,13. De schilderbeurt is geheel conform de offerte uitgevoerd voor € 28.569,19.
Met betrekking tot de lift werden we geconfronteerd met veelstoringen. Hiervan was de oorzaak moeilijk te vinden. Dit heeft geresulteerd in meerdere rekening omdat volgens de firma Hopmann dit een gevolg was van verkeerd gebruik. Na intensief mail contact en meerdere telefonisch overleggen zijn deze bedragen door Hopmann gecrediteerd. Inmiddels zijn er hoofdrelais vervangen in beide liften en
functioneren deze weer naar behoren.
De dakbedekking van beide lifttorens is vervangen en tevens zijn er door de wind aangedreven afzuigingen geplaatst. Wij hopen hierdoor een betere ventilatie in de torens te hebben welke een positieve invloed zal hebben op de vochthuishouding. Ook zijn de noodoverlopen voorzien van bolroosters zodat hierdoor geen kiezelsteentjes van het dak kunnen vallen. Het geheel conform het advies van bouwfonds.
Zoals afgesproken in de vorige vergadering hebben we een indicatie van koste gemaakt op basis van kosten ramingen van Mulco-Flex. Het zijn zaken waarvan al meerdere keren in de vergadering te kennen is gegeven om dit uit te voeren. Hieruit zijn de volgende kosten naar voren gekomen:
• Schilder galerij- en balkon plafonds € 14.600,--
• Coaten vloer bergingbalkons € 8.100,--
• Vloeren balkons binnenzijde € 1.440,--
• Balkonsboven water € 6.600,--
• Reinigen en coaten bovenzijde dak elementen € 3.500,--
Totaal komende 5 jaar € 34.240,--
5. Financiële overzicht 2012
De administrateur licht de exploitatierekening en de balans toe.
De 760 euro afboeking bijdrage VVE is op de balans gezet zodat dit voor iedereen duidelijk is dat wij dit moeten afboeken volgend jaar.
De opheffingsbrief faillissement hebben wij 29 oktober 2013 ontvangen. Hierin werd aangegeven dat er geen uitkering kon worden gedaan. Verder hebben we te
maken met een eigenaar die de bijdrage vanaf oktober 2012 niet betaalt. Via incasso en vervolgens onze advocaat is getracht dit geld te innen. Deze zaak
loopt nog en in de loop van het jaar zal hier meer duidelijkheid over komen. Verder hebben we in de exploitatie een positief resultaat van € 12.621,70. Deze wordt aan de algemene reserve toegevoegd.
6. Kascontrolecommissie
De kascontrolecommissie is op 13 februari 2014 bij elkaar geweest. Door de kascontrolecommissie werd wel geadviseerd om een eenvoudig boekhoudprogramma aan te schaffen. Het bestuur zal kijken wat hiervoor op de markt is en wat de kosten zijn.
De ALV verleent decharge aan de administrateur.
De verklaring van de
kascontrolecommissie is als bijlage b bijgesloten.
7. Plannen 2014
Voor 2014 staat deel 3 van de schilderbeurt in de planning. Om marktconform te blijven werken hebben wij bij drie schildersbedrijven een offerte opgevraagd. De offertes zijn alle drie aangevraagd met Sigma garantie. Het vervangen en/of repareren van houtrot is buiten beschouwing gelaten. Wel heeft de firma Wijnhof op ons verzoek een vooronderzoek gedaan. De geschatte houtvervanging is € 15.000 voor deel 3. Hieronder een overzicht van de bedrijven en offertebedragen voor het schilderen:
• Ham schilders € 12.529,20
• Smits vastgoedzorg € 17.993,91
• Wijnhof € 34.626,54
Alle prijzen zijn inclusief 6 % BTW en exclusief kosten houtvervanging..
Voor de wensen voor de komende 5 jaar willen we kijken of volgend jaar hier iets van kan worden uitgevoerd. Voor dit jaar hebben we bij twee reservering een tekort. Met name voor liftvervanging geeft dit een onzekere situatie naar de toekomst. Voor deze verbeteringen aan het complex moeten we wachten tot er genoeg is gespaard. Ons onderhoud is gebaseerd op het doen van de meest noodzakelijke zaken.
Wel willen wij twee zaken extra uitvoeren:
· Het testen en in orde brengen van de droge blusleiding. Kosten circa € 1000,00.
· Het herstellen van voegwerk. Hiervan hebben we geconstateerd dat op verschillende plaatsen voegen zijn gescheurd en/of weg zijn. Kosten circa € 3000,00
Kort samengevat moeten we voor de technische zaken concluderen dat voor de basisonderhoud de vereniging het goed doet wanneer er geen tegenvallers zijn. Op de lange termijn is de verwachting dat alle posten positief staan. Het verwezenlijken van de zaken voor de komende 5 jaar zal heel moeilijk worden en zullen waarschijnlijk alleen op onderdelen kunnen worden gerealiseerd. Voor de toekomst hiervan zien wij hierin geen verbetering. Verder is het goed te weten dat het schilderen van beton, coaten van vloeren en schilderen binnenzijde lifttorens niet is opgenomen in de lange termijnoverzicht. Wij zullen het komende jaar proberen hier meer duidelijkheid in te krijgen m.b.t. levensduur en kosten. Volgend jaar zullen we hier dan op terug komen.
8. Vaststellen begroting 2014 + maandelijkse bijdrage VvE
Er wordt uitleg gegeven m.b.t. de begrotingen. De volgende wijzigingen zijn gedaan:
De post onvoorzien € 15.000,00 is toegevoegd. Hierop wordt niet ingelegd.
De post onverdeeld resultaat hebben we herbenoemd als algemene reserve.
De post reserve overige hebben we veranderd in houtvervanging. De inleg is opgebouwd als volgt:
- Schilderen gewijzigd van € 21.500,00 naar 19.500,00 € 2.000,00
- Dak vervanging van € 6000,00 naar € 4.000,00 € 2.000,00
- Reserve overige € 1.700,00
- Onvoorzien exploitatie € 4.000,00
- Uit verhoging bijdrage € 3.264,00
- Totaal inleg Houtvervanging € 12.964,00
Er wordt in de vergadering twee begrotingen gepresenteerd. Deze waren ook bijgevoegd bij de uitnodiging. Het verschil is voornamelijk de inleg voor houtvervanging. Zonder verhoging bijdrage VvE is dit € 3264,00 lager.
9 Reservefonds.
Door het bestuur is een document gemaakt op welke wijze zij denken het beste invulling te geven aan het beheer van dit fonds. Het stuk "Beheer financiën VvE Vuurvlinderhof" was bijgevoegd bij de uitnodiging. Het document legt het bestuur verplichtingen op en geeft ook aan welke bevoegdheden het heeft. Tevens hebben wij hierin willen vastleggen hoe en op welke termijn afwijkingen moeten worden gemeld aan de leden. Wij hebben het stuk juridisch laten toetsen door Vereniging Eigen Huis. Hun conclusie is dat wij hiermee voldoen aan de wet en het modelreglement 1992 welke binnen onze vereniging van toepassing is. Voorwaarde is wel dat in de ALV een meerderheid van stemmen is.
10. Pauze
11. Uitkomsten stemmingen
Onderwerp voor tegen
Voegwerk+blusleiding 34 2
Voorstel Reservefonds 33 3
Verdeling Ham Smitsvastgoed Wijnhof
Schilderbeurt deel 3 36 0 26 3 5
Verhoging bijdrage 28 8
Voor de technische zaken zal het bestuur opdrachten en uitvoeringen ingang zetten. Voor het schilderwerk zal overeenkomstig de uitslag van de vergadering de opdracht worden gegund aan de firma Ham. Met betrekking tot de uitvoering zullen wij via de Vuurvlinder u op de hoogte houden.
De bijdrage van de VvE zal per 1 April worden verhoogd naar € 100,00. De begroting is onder bijlage c bijgevoegd
Het document "Beheer financiën VvE Vuurvlinderhof" is vanaf nu van toepassing. Wij zullen onze administratie hierop aanpassen. Het document is onder bijlage d bijgevoegd.
12. Rondvraag
XX. Strepen op de bergingsdeur. Deze zijn te verwijderen met Dusty.
XX. Coaten vloeren balkons boven de bergingen. Deze staan in het lijstje van zaken welke wij de komende vijf jaar extra willen doen.
XX en XX. De coating op de galerijvloeren dreigen los te laten.
Wij zullen dit oppakken met de leverancier. Tevens zullen we bekijken of dit nog onder de garantieregeling valt. Ook wordt er opgemerkt dat de oude vloer minder glad waren.
XX. De deur van de lifttoren op de tweede verdieping gaat te snel dicht.
De deurdrangers kunnen worden bijgesteld maar dan sluiten de deuren niet meer wanneer de wind er op staat. We zullen bekijken of hier nog een tussen weg te vinden is.
13. Sluiting.
Om 22.10 uur sluit de voorzitter de vergadering.
Voor de bijlagen kunt u zich wenden tot het bestuur.