Verslag van de 21e Algemene Ledenvergadering  van de Vereniging van Eigenaren "Vuurvlinderhof " te Schiedam

1. Opening.

De voorzitter heet een ieder van harte welkom en opent de vergadering.

De voorzitter deelt de vergadering mede dat er 35 geldige stemgerechtigde leden aanwezig zijn, dat zijn bewoners en machtigingen. Dit is voldoende om de vergadering statutair door te laten gaan.

2. Vaststellen verslag ALV 2013

Op het verslag zijn geen reacties binnengekomen en is hiermee vastgesteld.

3. Ingezonden stukken

-Offerte firma Ham

-Offerte firma Wijnhof

-Er zijn geen reacties of vragen
van bewoners binnengekomen.

4. Overzicht
Technische Zaken 2014

2014 heeft in het teken gestaan van fase 3 van de schilderbeurt. Het betreft het blok aan de straatzijde waarvan de buitenzijde is geschilderd. De schilderbeurt is volgens planning en offerte uitgevoerd. Dit heeft niet geleid tot extra uitgaven. Er is voor € 7.210,60 aan hout vervangen inclusief oplossen diverse lekkages en 8 ramen vervangen voor € 4469,39. Hiermee zijn we binnen het budget gebleven. Ook is i.v.m. lekkages op de nummers 42 en 31 alle naden opnieuw gekit. Ook het probleem van de deuren van de frans balkons zijn d.m.v. valdorpels opgelost.

De droge blusleiding op het complex is getest. De beide leidingen in het trappenhuis waren bij de eerste test goed. De leiding die door de kruipruimte naar het noodtrappenhuis gaat begaf het bij 4 Bar. Na een visuele inspectie in de kruipruimte konden we geen onderbreking waarnemen. Door  de leiding te vullen met water is het lek uiteindelijk toch gevonden in een kruipkelder. D.m.v. een hoge druk verbind mof is deze gerepareerd. Na een tweede test kon deze leiding worden goedgekeurd. Met Prevent brandbeveiliging is een contract afgesloten voor een jaarlijkse controle incl. de test welke wettelijk om de 5 jaar moet worden uitgevoerd.

De liften zijn voorzien van nieuwe vloerbedekking wat hoog nodig was. Van de oude bedekking was op verschillende plaatsen de toplaag doorgesleten. Tevens zijn de plinten met het zelfde materiaal bekleed en met kit afgewerkt.

Op de vraag t.a.v. hoogte van de kosten is aangegeven dat er twee offertes waren. In dit geval heeft het bestuur gekozen voor Hopmann vanwege het lopende onderhoudscontract. Op deze wijze blijft alles in een hand ook met betrekking tot garantie. De kosten omvatten behalve het aanbrengen van de vloerbedekking ook het verwijderen en afvoeren van oude bedekking en de lijmresten en plinten. De plinten zijn vervangen door stroken in de zelfde kleur als de vloer en waterdicht afgewerkt.

Door de firma Mulcoflex is op diverse plaatsen kitranden vervangen. Ook zijn er betonreparaties uitgevoerd en is het metselwerk waar nodig gerepareerd. Onder garantie zijn de galerij vloeren opnieuw behandeld, naar aanleiding van diverse beschadigingen. Een klein gedeelte op de eerste ring viel niet onder de garantie. Hiervoor is door ons opdracht gegeven om dit uit te voeren. Dit is door weersomstandigheden opgeschoven naar dit jaar.

5. Financiële overzicht 2014

In  2014 is de exploitatie van de VVE financieel gezien volgens verwachting verlopen. Voor de meerjarenbegroting spreken we onze zorg uit.

In de Algemene Ledenvergadering zijn er een aantal punten besproken en goedgekeurd waardoor ook de balans per ultimo 2014 gewijzigd is.
Voor dit jaar hebben we te presenteren: de Balans 2014, Exploitatiebegroting 2014.

De opvallende wijzigingen op de balans 2014 zijn als volgt:

-De post onvoorzien is toegevoegd waarbij we een bedrag van € 15.000,-- reserveren voor eventuele calamiteiten.

-De reservering voor Groot Onderhoud (per 2014: € 42.964,-) hebben we via een nieuwe spaarrekening losgekoppeld van de betaalrekening en de bestaande spaarrekening.

In 2014 hebben we de schilderbeurt uit laten voeren door Firma Van de Ham. Het schilderwerk is naar tevredenheid afgerond, met een kostenplaatje van € 12.529,-- De houtvervanging kwam uit op een bedrag van  € 11.679,--. We zullen er als VVE rekening mee moeten houden dat de kosten van houtvervanging tijdens de jaarlijkse schilderbeurt, nagenoeg gelijk zijn aan de kosten van de schilderbeurt zelf. Hier is ook rekening mee gehouden in de meerjarenbegroting.

Naast het groot onderhoud en het reguliere klein onderhoud hebben we de droge blusleiding laten testen en onderhoud op de voegvulling laten verrichten. Totale begrootte kosten waren € 4.000,-- en de werkelijke kosten zijn uitgekomen op € 3.666,--.

Tegenvaller

Afgelopen jaar hebben we een tegenvaller gehad met de ontvangsten van de VVE bijdrage van een tweetal bewoners. Een van de bewoners had een achterstand van € 760,-- welke we niet meer konden terugvorderen (afboeking ten laste van exploitatie van 2014).

Een andere bewoner is in privé failliet verklaard, de vordering is over gegaan naar de curator en de bijdrage wordt niet meer betaald. Het bestuur heeft regelmatig contact met de curator, advocaten en de bank. Echter de bijdrage blijft onbetaald, totdat zich een nieuwe bewoner vestigt in het huis. Vorig jaar hebben we hierdoor een extra afboeking moeten doen van € 285,-- (uit 2012) en € 1148,-- (uit 2013). Totale afboeking is verrekend met het resultaat van 2014.

De VVE Bijdrage is per mei 2014 omhoog gegaan van € 96,-- naar € 100,-- (totale inkomstenverhoging van  € 3.264,- per jaar). Deze verhoging was o.a. nodig om onze reserves op te hogen voor een gezonde buffer voor de toekomst. Daarnaast zijn er de jaarlijkse indexering van o.a. verzekeringen, schoonmaakkosten, liftcontract etc., waarmee de uitgaven jaarlijks oplopen. Ook hebben de bewoners van de VVE diverse wensen, waar extra geld voor nodig is.

6. Kascontrolecommissie

De kascontrolecommissie is op 12 februari 2015 bij elkaar geweest.  Door de commissie zijn alle stukken en bescheiden, betrekking hebbende op de exploitatie over de periode 1januari 2014 en 31 december 2014 en de balans 31 december 2014 gecontroleerd en akkoord bevonden.

De ALV verleent decharge aan de administrateur.

De voorzitter bedankt de kascontrolecommissie voor hun bijdrage. In de samenstelling is geen wijziging.

7. Machtiging bestuur voor het nemen en uitvoeren van incassomaatregelen.

Door de voorzitter is toegelicht dat wij als bestuur ieder jaar hiervoor toestemming moeten hebben van de vergadering. Dit om een mogelijke gerechtelijke procedure te kunnen voeren. De volgende tekst is nader toegelicht:

"De vergadering mandateert het bestuur tot het nemen en uitvoeren van alle incassomaatregelen die zij noodzakelijk acht ter incassering van achterstallige bedragen van wan betalende leden. Onder deze maatregelen vallen tevens het uit handen geven van de vordering aan een incassobureau dan wel gerechtsdeurwaarder, alsmede het doen starten van gerechtelijke procedures en het laten nemen van executiemaatregelen.

De vergadering besluit tevens dat in alle gevallen waarin een vordering ter incassering uit handen wordt gegeven, de daaraan verbonden buitengerechtelijke kosten, de gerechtelijke kosten, alsmede de executiekosten ten laste van het nalatige lid zullen worden gebracht."

Dit voorstel wordt in stemming gebracht.

8. Technische zaken
2015 en verder

In de plannen voor 2015 willen we de volgende zaken aanpakken:

• Schilderen van de binnenring, hiervoor hebben we twee offertes aangevraagd. De volgende bedrijven hebben ingeschreven:

·  Firma Wijnhof

·  Firma Ham

De aanbieding is gedaan op onderstaande voorwaarden:

De nummers 46 t/m 43, 35 t/m 38, 47 t/m 68 geheel schilderen.

De nummers 39 t/m 42, 31 t/m 34 deuren en posten schilderen beneden verdieping. Boven verdieping de balkon deuren. Raam partij afhankelijk van beschadiging. (kostenopgaaf per raam)

De nummers 1 t/m 30 de voordeur schilderen met de post. Keukenraam toestand afhankelijk. (kostenopgaaf per raam) Deur berging met post. Op de eerste verdieping de balkondeur.

Verder willen we graag een kostenopgaaf voor de raampartij van de benedenwoningen op de eerste verdieping. (graag een opgaaf per raam)

Voor de beoordeling van de aanbiedingen hebben we de factor kwaliteit buiten beschouwing gelaten. Beide bedrijven leveren volgens afspraak in de gewenste kwaliteit. Het bestuur heeft dan ook de keuze laten afhangen van de prijs en zal bij positieve stemming firma Ham opdracht geven.

Ten aanzien van houtvervanging verwachten we kosten met name voor de onderdorpels van de bovenwoningen. Gezien de omvang van de schilderbeurt houden we rekening met € 25.000,00 aan vervangingskosten. Dit is een geschat bedrag. Tot nu toe leert de ervaring dat de kosten vervanging redelijk gelijke tred houdt met de schilder kosten.

Tevens zal een controlebeurt worden gedaan voor de nummers 21 t/m 30 en 59 t/m 68. Kosten van de controle zijn € 650,00 + kosten bijwerken van beschadigingen. Dit op advies van Sigma coatings.

Deze voorstellen worden in stemming gebracht.

• De balkons boven de berging willen we dit jaar op gelijke wijze laten afwerken als de galerijvloeren. Ook de 6 balkons van de tussenverdieping vallen hieronder. Met deze eigenaren zal nog contact worden opgenomen om dit nader toe te lichten. De kosten hiervoor zijn afhankelijk van de BTW € 9.495,00 of €
11.297,00 . Voor zover we nu weten mag het BTW tarief van 6% tot 1 juli worden toegepast.

Dit voorstel wordt in stemming gebracht.

De commissie technische zaken heeft ook verder gekeken dan 2015. Voor 2016 willen we de postbakken inclusief  voorfront vervangen. Hiervoor hebben we van twee bedrijven een kosten raming. De kosten bedragen excl. BTW  ± € 10.000,00. Hierbij komen nog de kosten voor het aan- en afsluiten van de bellen. Wij willen komend jaar dit verder onderzoeken en uitwerken zodat we met een realistisch voorstel kunnen komen. De reden van vervanging is dat al meerdere deurtjes zijn gerepareerd omdat de scharnierpunten afbreken. In samen hang met het vervangen willen we ook offertes vragen voor het schilderen van de binnenkant van de torens. Ook dit kan wel een opknapbeurt gebruiken en draagt bij tot het voorkomen van houtrot. Tevens willen we de toegangsdeuren van de beide lifttorens vervangen.

We hebben gekeken naar de huidige stand van zaken m.b.t. reservering voor groot onderhoud. Hierbij zijn twee posten die ons zorgen baren voor de toekomst. Op houtvervanging staan we negatief. Dit zien we in de  toekomst ook niet beter worden, de verwachting is dat vervangingen eerder zullen toe- dan afnemen, gezien de leeftijd van het complex. Er komt een moment dat ook de voor- en bergingsdeuren aan vervanging toe zijn. Hiervoor is zoals nu de zaken er voor staan geen dekking.  (Zie verslag financiële zaken.)

Verder hebben we een gesprek met de accountmanager van Hopmann liftservice gehad. Dit heeft geresulteerd in een nieuwe meer jaren opgaaf m.b.t. onderhoud van de liften. Door de technische dienst is aan de hand van een inspectie aan gegeven met welke kosten we rekening moeten houden.

• 2017 Vervangen besturing incl. frequentie regelaars.

• 2018 Vervangen remvoering en reviseren schachtdeuren   

• 2021 Vervangen aandrijving

Voor deze vervangingen is nog onvoldoend gereserveerd. We zijn in 2013 gaan reserveren. Wanneer onderhoud technisch kan worden opgeschoven zal het alleen gunstiger uitpakken.

Wat verder niet is meegenomen in de meer jaren begroting is het vervangen van:

• de buitenarmaturen,

• schilderen beton,

• schilderen/of behandelen hekwerk,

• behandelen balkons aan de waterzijde,

• vervangen dakbedekking balkons van de bovenwoning,

• vervangen intercom installatie,

• vervangen van de kappen van de rookgas afvoeren,

• vervangen deurkozijnen lifttorens,

• vervangen de voor- en  bergingsdeuren.

Dit zijn allemaal zaken die 20 jaar oud zijn en langzaam aan het einde van de levensduur komen.  Vanuit technische zaken vinden we dat we op deze risico's moeten wijzen. In het verleden is voor vervanging niet gereserveerd waardoor we nu met een inhaalslag zitten.

9. Vaststellen begroting 2015 + maandelijkse bijdrage VvE

Voor dit jaar hebben we te presenteren: Exploitatiebegroting 2015 en de meerjarenbegroting (t/m 2025).

2015 en 2016

Plannen voor 2015 zijn het schilderen van de binnenring. Dit brengt ca. € 30.000,-- kosten met zich me voor het groot onderhoud. De kosten voor houtvervanging schatten we op ca. € 25.000,-- in. Ook willen we de balkons boven de berging en de tussenverdieping laten afwerken. Kostenraming hiervoor is ca. € 10.000,--.

Voor 2016 willen we de postbakkenlaten vervangen met een kostenplaatje van ca. € 10.000,--  Overige plannen zie technisch verslag.

Meerjarenbegroting

Om een juist financieel beeld te hebben voor de inkomsten en de uitgaven voor de toekomst heeft de VVE een meerjarenbegroting nodig. Deze begroting hebben we bijgesteld tot en met 2025 aan de hand van opgevraagde offertes van o.a. dak vervanging en de liften.

Let op: Alleen de reguliere uitgaven voor groot onderhoud zijn meegenomen in de begroting. Ruimte voor extra onderhoudswerkzaamheden en/of extra schilderwerkzaamheden is erg krap.

De uitgaven in het kort:

• Vanaf 2015 t/m 2021 jaarlijks gemiddeld € 25.000,-- tot € 30.000,-- aan Schilderwerk

• Vanaf 2015 t/m 2021 jaarlijks gemiddeld € 20.000,-- aan Houtvervanging

• 2017 Vervangen Lift besturing incl. frequentie regelaars.

• 2018 Vervangen Lift remvoering en reviseren schachtdeuren

• 2021 Vervangen Lift aandrijving

• 2023 Vervangen Dak

Zorgen

We zijn als bestuur zeer bezorgd over de meerjarenbegroting. Zoals je hierboven kan lezen zijn er behoorlijk grote uitgaven te verwachten, waar we de afgelopen jaren nog veel te weinig voor gereserveerd hebben.

Onze grootste zorgen in de reserveringen zijn de post Houtvervanging en de post Lift . Daarnaast is de economische levensduur van het dak in 2017 voorbij (20jaar). We hebben in 2013 controle gehad voor het dak en hierbij is uitgekomen dat het dak nog wel tussen de 5 en 10 jaar mee zal gaan (momentopname). De vervanging van het dak hebben we nu ingeschat op 2023. Mogelijk zou het dak eerder vervangen moeten worden.

Er zijn 2 scenario's voorgelegd:

Behouden VVE bijdrage op € 100,-- Indien we de VVE Bijdrage behouden hebben we in 2021 een erg lage reservering van € 20.000,--. Dat betekent dat we
bij eventuele tegenvallers een financieel probleem hebben.

De  VVE bijdrage met ingang van  1 mei 2015 verhogen naar € 110,-

Om een gezonde buffer te hebben in de reserves (een gezonde buffer is een constante reserve van € 100.000,--) stellen we als bestuur voor om een verhoging door te voeren van € 10,-- per maand. Dit betekent jaarlijks extra inkomsten van € 8.000,--. Dat betekent dat we in 2021 een totale reservering hebben opgebouwd van € 76.000,-- Ook komen we niet in geldproblemen bij de uitgaven in de dak vervanging in 2023. De totale reservering op de balans zal t/m 2025 € 70.000,-- zijn. In 2025 hebben we de liften reeds vervangen en het dak vervangen, waardoor we voldoende ruimte hebben om de reserves op te bouwen voor de volgende onderhoudswerkzaamheden.
Naar aanleiding van een vraag in de vergadering is nog een discussie gevoerd over het mogelijk gefaseerd invoeren van de verhoging. Ook het bestuur heeft
deze mogelijkheden bekeken. Omdat dit op langere termijn leidt tot een hogere bijdrage, door dat later wordt gereserveerd, heeft het bestuur toch gekozen om deze verhoging voor te stellen.

Dit voorstel wordt in stemming gebracht.

10. Pauze

11. Uitslag stemming

1.Controlebeurt                                                                                     35 stemmen voor          

2.Schilderbeurt binnenring                                                                      35 stemmen voor   

3.Voorstel verhoging bijdrage per 1 mei € naar 110,- VVE                          26 stemmen voor 9 tegen

4.Toestemming voor het nemen en uit van incassomaatregelen                  33 stemmen voor 2 tegen

5.Behandelen balkons boven berging+ 6 balkons  1 ste verdieping              33 stemmen voor 2 tegen                                                         

12. Rondvraag

Nr. XX. Vraag over het aanvragen van de kwaliteitscertificaat.

Dit kan via de side worden gedaan met behulp van de DigiD code worden gedaan. Een bewoner geeft aan dit succesvol te hebben afgerond.

Nr.XX. De voeg is over een afstand van 75 centimeter los gelaten.

Door het bestuur zal Mulcoflex opdracht geven dit te verhelpen. Afgesproken is om dit in combinatie te doen met het behandelen van
de balkons.

Nr.XX. Vraagt of de schilder het paneel kan nakijken. Vermoedelijk is deze beschadigd.

Afgesproken is om dit met de controle beurt van dit jaar mee te nemen.

13. Sluiting.

Om 21.30 uur sluit de voorzitter de vergadering en bedankt de aanwezigen voor hun inbreng.

Bijlage:   Begroting  2015