Verslag van de 22e Algemene Ledenvergadering van de Vereniging van Eigenaren “Vuurvlinderhof “ te Schiedam
Deze vergadering is gehouden in ‘t Schepphuis te Schiedam op 22 maart 2016
1. Opening.
De voorzitter heet een ieder van harte welkom en opent de vergadering. De voorzitter deelt de vergadering mede dat er 38 geldige stemgerechtigde leden aanwezig zijn, dat zijn bewoners en machtigingen. Dit is voldoende om de vergadering statutair door te laten gaan.
2. Vaststellen verslag ALV 2014
Op het verslag zijn geen reacties binnengekomen en is hiermee vastgesteld.
3. Ingezonden stukken
-Brief bewoners
-Overzicht geconstateerde gebreken
-Offerte firma Ham
-Offertes firma Engering
De brief van de bewoners is per pagina gevraagd of er opmerkingen of aanvullingen zijn. De punten komen terug bij technische en financiële zaken. De geconstateerde gebreken zullen worden behandeld door het bestuur.
4. Overzicht Technische Zaken 2015
In 2015 hebben we de binnenring laten schilderen. Hierbij zijn 6 draairamen, 9 bergingsdeuren en 1 voordeur vervangen. Ook is de controlebeurt voor de nummers 21 t/m 30 en 59 t/m 68 uitgevoerd. Bij de controle zijn op een paar plaatsen reparaties uitgevoerd. Door de veranderde weersomstandigheden moet bij een paar woningen het schilderwerk nog worden afgemaakt. Ook hebben we samen met de fa Ham de controle beurt geëvalueerd en gekeken hoe dit efficiënter kan.
We hebben bij drie adressen hardnekkig last van lekkages. Nadat meerdere bedrijven hier naar hadden gekeken kwamen ze niet tot een echte oorzaak. Door de firma lekdetectie is een bouwkundig rapport uitgebracht. De punten uit het rapport worden afgehandeld. Een van de punten is het aanbrengen van een loodslab tussen de afscheiding van de betonrand en het metselwerk. Nr 37 geeft aan dat ook hier ook nog problemen zijn. Dit zullen we meenemen met de verdere afhandeling van de lekkages. Een ander onderzoek die we doen is de betonnen dakrand testen op waterdichtheid middels een proef. Mede omdat geconstateerd is dat er mos aangroei is welke in het verleden niet of nauwelijks voorkwam. Ook voor de lifttorens hebben we inmiddels door de fa Lekdetectie een rapport laten opstellen.
Er was nog een stukje galerij vloer die buiten de garantie moest worden behandeld. Dit is afgelopen jaar uitgevoerd waardoor de gehele galerij van een nieuwe deklaag is voorzien. Ook zijn de 6 balkons op de eerste verdieping en 30 balkons boven de berging van een zelfde afwerklaag voorzien. Hierdoor krijgt vuil minder kans om zich te hechten.
De liften hebben dit jaar maar 1 keer in storing gestaan. Er zijn binnen het contract vier inspectie bezoeken geweest. Wel zijn de kooisloffen vervangen. Laten we hopen dat deze trend zich voortzet. Ook zijn de liftvloeren van nieuwe vloerbedekking voorzien.
5. Financiële overzicht 2015
We hebben een goed jaar gehad in 2015 wat betreft de financiële zaken. Dit is mede te danken aan de verhoging van de VVE bijdrage, meevaller van Eneco en de inhaalslag in de nog te betalen vve bijdragen van diverse bewoners. Het volgende overzicht van kosten zijn nader toegelicht:
-Uitgave schilderen € 33.270,15 Het betreft schilderen van de binnenzijde van het complex en de controlebeurt aan de Vlinderhoven zijde.
-Uitgave vervangingen als gevolg van de schilderbeurt € 12.122,95 o Het coaten van de balkons aan de binnenzijde € 9.460,50
-Met medewerking van Eneco hebben we geld terug kunnen krijgen! Het was namelijk zo dat de energiekosten werden berekend over 2 aansluitingen, terwijl het over één complex gaat. Voor het hoge belastingtarief mag het dan worden gezien als één aansluiting. Na veelvuldig contact hebben we voor elkaar gekregen om een bedrag van EUR 2.324,74 terug te krijgen over de afgelopen 5 jaren. Dit is een behoorlijk bedrag en kunnen we goed gebruiken. Voor de komende jaren zal dit eveneens verrekend worden, het bedrag is dan natuurlijk lager, omdat het in 2016 over 1 jaar terug gerekend wordt. De balans laat zien dat achterstallige betalingen sterk zijn verminderd en we het jaar met een positief resultaat hebben afgesloten. Ook de exploitatie rekening geeft geen verrassingen en zijn de bestedingen binnen de begroting gebleven.
6. Kascontrolecommissie
De kascontrolecommissie is op 11 februari 2015 bij elkaar geweest. Door de commissie zijn alle stukken en bescheiden, betrekking hebbende op de exploitatie over de periode 1 januari 2015 en 31 december 2015 en de balans 31 december 2015, gecontroleerd en akkoord bevonden.
De ALV verleent decharge aan de administrateur. De voorzitter bedankt de kascontrolecommissie voor hun bijdrage. In de samenstelling is geen wijziging.
7. Machtiging bestuur voor het nemen en uitvoeren van incassomaatregelen.
Door de voorzitter is toegelicht dat wij als bestuur ieder jaar hiervoor toestemming moeten hebben van de vergadering. Dit om een mogelijke gerechtelijke procedure te kunnen voeren. De volgende tekst is nader toegelicht: "De vergadering mandateert het bestuur tot het nemen en uitvoeren van alle incassomaatregelen die zij noodzakelijk acht ter incassering van achterstallige bedragen van wan betalende leden. Onder deze maatregelen vallen tevens het uit handen geven van de vordering aan een incassobureau dan wel gerechtsdeurwaarder, alsmede het doen starten van gerechtelijke procedures en het laten nemen van executiemaatregelen. De vergadering besluit tevens dat in alle gevallen waarin een vordering ter incassering uit handen wordt gegeven, de daaraan verbonden buitengerechtelijke kosten, de gerechtelijke kosten, alsmede de executiekosten ten laste van het nalatige lid zullen worden gebracht." Dit voorstel wordt in stemming gebracht.
8. Technische zaken 2016 en verder Voor dit jaar staat het schilderen van de lifttorens aan de binnenzijde op het programma. Hiervoor is door de fa Ham 2 offertes gemaakt. Het betreft het schilderen van de volgende zaken: Liftdeuren en posten. De muren die nu ook geschilderd zijn. De deuren op de verdiepingen voor zover deze niet zijn of worden vervangen. De binnenmuren aan de buitenzijde zijn ook geoffreerd. De kosten voor het schilderen van deze muren is € 9.000,- euro. Ons voorstel is om eerst een jaar aan te kijken m.b.t. de lekkages en hier volgend jaar op terug te komen. Voor de lekkage in de lifttoren is door een gespecialiseerd bedrijf een bouwkundig rapport opgesteld. Hiermee kunnen we gericht de problemen aanpakken. De uitkomst van deze totale opknapbeurt moet zijn dat de lifttorens weer voor jaren meegaan. Er wordt opgemerkt dat het verf van de witte beplating los laat. Dit probleem is bij het bestuur bekend. We hebben hier met ons schilderbedrijf over gesproken. Verven helpt maar een korte tijd omdat dit weer gaat bladderen. Hier zou een oplossing kunnen zijn het behandelen met nanoverf. Ook is in het verleden naar aanleiding van scheuren op verschillende plaatsen trespa geplaatst. We zullen ook hiernaar kijken hoe dit zich houdt. Bij wijze van pilot kan mogelijk aan de straatzijde de ergste beschadiging worden geverfd met nanoverf. We zullen dit in de verdere besprekingen met de fa Ham meenemen.
Vervangen brievenbussen. De huidige staat van de brievenbussen is zo slecht dat deze vervangen moeten worden. Tevens zal het front en bellentableau worden vervangen. Voor de kleur van het front is door de leverancier zilver-grijs geadviseerd i.v.m. de zonbelasting. De naambordjes zullen wit met zwarte letters worden i.v.m. verkleuring door de zon. Deze zullen verdiept worden aangebracht en zijn van binnen uit zonder breken of schroeven te vervangen. Ook is er een voorziening voor het plaatsen van ja/nee bordjes zodat er geen stickers meer worden geplakt. Kosten zijn 10.000 euro. De uitvoering van de kastjes is gelijk aan het postkastje van de VvE.
Omdat het open staan van de toegangsdeuren niet bevorderlijk is voor het klimaat in de lifttorens hebben we twee mogelijkheden laten onderzoeken. Dit heeft geresulteerd in twee offertes. Een offerte betreft het plaatsen van 6 elektrische deurdrangers/openers met bewegingsmelders en sleutelcontact. Een andere mogelijk is het plaatsen van magneethouders welke iedere 5 minuten de deur laat sluiten. Als derde mogelijkheid is een combinatie mogelijk. De deuren op de begane grond uitrusten met elektrische deurdrangers/openers. Deze kunnen worden bediend middels een sleutelcontact. Op de verdiepingen magneetsluitingen waarbij de magneten iedere 5 minuten worden gedeactiveerd. Verder is er een vraag of de drangers afgesteld kunnen worden. De deuren vallen niet altijd in het slot. Wanneer voor een van de systemen gekozen wordt zal dit zeker worden meegenomen. Vooraf zullen we de sloten smeren. Wanneer de schoot zwaar gaat sluit de deur ook niet. Het lag in de bedoeling om het noodtrappenhuis ook mee te nemen met de lifttorens. Wij hebben ons door de firma Ham hierover laten adviseren. Het is meer dan alleen opnieuw verven. Wij willen het komend jaar de markt verkennen en meerdere mogelijkheden onderzoeken. Hierbij valt te denken aan vervangen van de beplating in een uitvoering van RVS of laten poeder coaten van de huidige platen enz. Het doel is om tot een duurzame oplossing te komen. Wij willen de uitkomsten van de onderzoeken in 2017 voorleggen zodat we gezamenlijk een keuze kunnen maken. Er is een vraag m.b.t. het slot van de nooddeur die zwaar zou gaan. Wij zullen hiernaar kijken en het weer gangbaar maken. Het slot is compleet vervangen in 2014. Ook is gevraagd of de brandtrap kan worden schoon gespoten i.v.m. mos aangroei. Het bestuur zal dit bekijken, mogelijk mee te nemen met het schoonmaken van de galerijen. We hebben inmiddels een offerte voor het eenmalig schoonmaken van de galarijen en de onder muren. De kosten komen neer op ± € 1000,--
WCD op verdiepingen Ten behoeve van onderhoudswerkzaamheden willen we op de verdiepingen aan de zijkant van de lifttorens wcd’s laten plaatsen. Door dat de huidige wcd’s op de begane grond zitten hebben deze veel last van trekkrachten door lange aansluitkabels. De nieuwe wcd zullen geheel volgens voorschriften worden aangelegd met installatie kabel. Hiermee komt het huidige snoer te vervallen. Ook kunnen deze wcd’s worden gebruikt voor het aansluiten van de kerstverlichting.
Aan de zijde van akkers zal de controlebeurt worden uitgevoerd volgens schema 3 jaar na de schilderbeurt.
Conform het advies van Bouwfonds in 2012 moeten de dilatatievoegen tussen de dak elementen worden vervangen. Ook laten we een bouwkundige de dakrand inspecteren met betrekking tot waterdicht zijn.
In 2017 willen we kijken of het mogelijk is de balkons aan de waterzijde te laten behandelen zodat deze schoon blijven en een beter aanblik geeft. Er wordt opgemerkt dat op sommige plaatsen van het hekwerk, met name de staanders, de verf bladdert. Het bestuur zal met de firma Ham kijken wat hiervoor de beste oplossing is. Ook zal naar de privacy schotten worden gekeken.
Met betrekking tot de witte beplating willen we deze meenemen in de volgende schilderbeurt. In de laatste schilderbeurt zijn platen vervangen door trespa. We kunnen dan beoordelen hoe deze qua kleur blijven. Ook is er een mogelijkheid om de platen met Nanoverf te behandelen. Dit geeft een sterke afwerking en geeft een betere hechting aan de ondergrond dan gewone verf. Wanneer zaken verder zijn uitgezocht zullen we een kosten afweging maken en voorleggen.
Verder was er een vraag om de gemeente te vragen om een fietsenstalling te plaatsen. Door een van de aanwezige is uitgelegd dat iedereen een aanvraag kan doen en dat de plek dan gehuurd wordt bij de gemeente. Daar waar nodig zal het bestuur hierbij ondersteunen.
9. Vaststellen begroting 2016 + maandelijkse bijdrage VvE Om er voor te zorgen dat de reservering voor Houtvervanging binnen enkele jaren positief is stellen we voor om de begroting voor een klein deel aan te passen. De post ‘’Dagelijks Onderhoud’’ zal worden verlaagd en de reservering ‘’Houtvervanging’’ zal worden verhoogd. Dit heeft verder geen consequenties voor de totale opzet van de begroting, het gaat hier immers om een verschuiving van de bedragen tussen klein onderhoud en groot onderhoud. Vorig jaar is de vve bijdrage verhoogd naar 110,-. In verband met de meerjarenbegroting was dit nodig om de komende jaren voldoende gelden beschikbaar te hebben voor het onderhoud van onder andere de liften en de dak vervanging. Voor
2016 worden de volgende zaken voorgesteld en waarover moet worden gestemd:
-Schilderen lifttorens € 12.000,-- ( post schilderen)
-Vervangen van de brievenbussen € 10.000,-- (post algemene reserve)
• 2018 Vervangen Lift remvoering en reviseren schachtdeuren € 15.000,00
• 2021 Vervangen Lift aandrijving € 45.000,00
• 2023 Vervangen Dak € 100.000,-- Dankzij de meevallers en de verhoging van de vve bijdrage naar 110,- hebben we een extra buffer op kunnen bouwen die we nodig hebben voor de komende jaren in verband met het diverse groot en klein onderhoud aan ons complex.
10. Pauze
11. Uitslag stemming
1.Ik ga akkoord met de controlebeurt 38 voor
2.Ik ga akkoord met het laten uitvoeren van de schilderbeurt lifttoren 33 voor 4 tegen
3.Ik ga akkoord met het begrotingswijziging 36 voor 1 tegen
4.Toestemming voor het nemen en uitvoeren van incassomaatregelen. 38 voor
5.Aanpassing deuren lifttorens 31 voor 7 tegen
o Plaatsen E drangers € 23.000,-- 2
o Plaatsen magneetsluiting € 3.000,-- 25
o Combinatie oplossing € 10.000,-- 4
6.Aanbrengen wcd buitenzijde lifttoren 35 voor 3 tegen
7.Afdichten lifttorens en vervangingen 38 voor
8.Vervangen dilatatievoegen en behandelen dakrand 38 voor
9.Vervangen brievenbussen incl. bellentableau 37 voor 1 tegen
12. Rondvraag Nr X vraagt of in de Vuurvlinder kan worden opgenomen dat busjes niet aan de huizen zijde worden geparkeerd. Wij zullen in de volgende vuurvlinder hier aandacht aan besteden.
Nr XX Vraagt of het bestuur de gemeente wil benaderen voor het snoeien van de beplanting in de binnentuin. Wij zullen in het wijkoverleg hier aandacht voor vragen en kijken of we hiervoor een vast aanspreekpunt kunnen krijgen. Vorig jaar heeft dit ook de nodige inspanning gekost.
13. Sluiting. Om 22.00 uur sluit de voorzitter de vergadering en bedankt de aanwezigen voor hun inbreng.
