2018
Notulen
extra Algemene
Leden Vergadering op woensdag 22 mei 2019, 20.00 uur in het Schepphuis,
Dorpsstraat 17, 3121 KB Schiedam-Kethel.
1. Opening
Er zijn
gelukkig net voldoende aanwezigen/machtigingen: 37. Hierdoor kan de vergadering
rechtmatig doorgaan.
Er zijn geen
aanmeldingen voor nieuwe kandidaten binnengekomen.
Bernhard
Dijkshoorn heeft besloten terug te treden.
Ineke van
den Berg is afwezig m.k.g.
Hierdoor
blijven er slechts drie bestuursleden over: Frits Noordberger, Ineke van den
Berg en Frits van der Hoek.
Vaststellen
verslag ALV 2019
Op de
notulen van de ALV 2019 van 27 maart j.l. zijn geen opmerkingen binnengekomen.
Derhalve is het verslag hiermee ongewijzigd vastgesteld en goedgekeurd.
2. Informatie uitbesteden beheer VvE
Vuurvlinder
Er zijn een
aantal offertes (4) binnengekomen.
De
voorzitter vraagt de vergadering of er over de offertes vragen zijn en of wat
de leden belangrijk vinden.
Nr. 22.
Referenties ontbreken. Heeft het bestuur referenties ontvangen ? Neen, nog
niet.
Een
opmerking, dat VT2000 ook een wooncomplex in Groenoord in beheer heeft.
Nog een
opmerking: Als je uitbesteed moet je toch een bestuur hebben? Ja, als VvE
blijven we verantwoordelijk.
Nr. 21. Als
we in zee gaan met een partij moeten we dan ook in zee gaan met hun aannemers ?
Neen, wij als VvE besluiten uiteindelijk voor zowel groot- als klein/dagelijks
onderhoud.
Spoedeisende
klussen moeten zonder tussenkomst van het bestuur kunnen, maar er moet wel een
maximum aan kosten worden gesteld. De werkwijze moet nader worden toegelicht
door de beheerder.
Nr. 9. In de
offertes worden pakketten aangeboden. In hoeverre kan je delen van deze
pakketten kiezen ?
Bij Woonplus
kan dat niet. Bij andere is dit een mogelijkheid en een kwestie van maken van
afspraken, maar is wel de vraag of we dat wel willen gezien de zeer beperkte
bestuurscapaciteit.
Nr. 5. Uit
de offerte/reactie van VT2000 lijkt het,
dat zij veel respect hebben voor de leden individueel en de rol van de ALV.
Nr. 67.
Waarom gaat de voorkeur van het bestuur VvE uit naar VT 2000 ? Zie reactie
Frits, in dat geval voorkeur bestuur, leden hebben hier geen voorkeur nog voor
uitgesproken.
Nr. 12.
Opmerking: In de offertes zit geen grootonderhoud opgenomen.
Nr. ?. Is
het een meerjarencontract ? Neen, in principe één jaar.
Nr. ? Als
voor één klacht een bedrijf meerdere malen moet komen, hoe wordt dit dan
betaald. Dat is afhankelijk waarom men meerdere malen moet komen. Het is
noodzakelijk duidelijke afspraken te maken tussen bewoner en aannemer om
nutteloos meerdere malen te moeten langskomen. Technisch kan het wel
noodzakelijk zijn.
Hoe gaat de
partij/VvE beheerder om met leden, die geen medewerking willen verlenen ?. Dat
is nu nog niet bekend, maar deze vraag zal gesteld worden.
Nr. 7.
Afspraak maken, dat bewoner toegang moet verlenen voor het uitvoeren van
reparaties. Anders zijn de kosten voor de bewoner.
Nr. ? Kan de
bankrekening van de VvE leeggehaald worden ? Lastig, omdat de bedoeling is, dat
twee partijen (beheerder en bestuurslid VvE) tekenen.
Nr. 33. Bij
VT 2000 wordt aangegeven, dat twee partijen tekenen. Bij Woonplus niet.
Bij
wanbetalers - hebben de partijen procedures om hier mee om te gaan. Mogelijk
nemen zij onze procedure over. Is punt voor nadere uitwerking.
Nr. 5.
VT2000 - ALV
beslist over te volgen procedure.
Nr. 12. Dit
hoort inderdaad thuis in de ALV, net als grootonderhoud.
Vervolgens
nog diverse vragen gesteld :
- Wanneer
gaat de verhoging in als gevolg van uitbesteden ? De verhoging gaat in zodra
het contract ingaat. Mogelijk 1 juli, maar kan ook 1 september worden.
- Wat wordt
er met nog lopende reparatieverzoeken gedaan en met de nog te schilderen deuren
(ca. 4) ? Gaat mee met het geplande schilderwerk - grootonderhoud.
- Govaert -
Vervangen van raamrubbers duurt wel erg lang.
- Gaan we
als we het beheer hebben uitbesteed ook evalueren na bijvoorbeeld een ½ jaar ?
Ja, is wel de bedoeling.
- Nr. 5.
VT2000 heeft een klachten procedure.
- Hoe zit
het met het meer-jaren onderhoudsplan ? We hebben zelf een onderhoudsplan wat
mogelijk zo blijft. In overleg met eventuele beheerder kan het worden
verbeterd.
Voor de
pauze deelt de voorzitter de stembiljetten uit over het wel of niet uitbesteden
van het beheer.
Pauze
Na het
inzamelen van de stembiljetten en het tellen van de stemmen wordt de
vergadering hervat.
Er zijn
zesendertig stemmen uitgebracht: 36 voor uitbesteden, 1 tegen.
Omdat er
enkele dagen voor de vergadering nog een
offerte is binnengekomen wordt de vergadering en niet aanwezige leden verzocht
eventuele vragen en opmerkingen tot 06
juni 2019 aan het bestuur te mailen.
Berdie en René
hebben zich de afgelopen tijd intensief beziggehouden met de offertes,
opstellen van vragen en stellen mede namens het bestuur voor een werkgroep in
te stellen.
Het voorstel
is dat de werkgroep zal bestaan uit: Rob, Berdie, René, Ineke, Frits en Frits.
Het voorstel
wordt unaniem aangenomen door de vergadering.
Uit de
vergadering komt nog wel de vraag wat er zou zijn gebeurt als de vergadering
bij meerderheid niet zou hebben ingestemd met het uitbesteden van het beheer ?
Hoe wel dat nu niet meer van belang is, is het aannemelijk, dat er geen bestuur
meer zou zijn.
Vervolgens
legt de voorzitter de vraag voor aan de vergadering of mandaat verleent aan de
werkgroep om te besluiten aan welke partij de VvE de opdracht gaan verlenen
voor het uitvoeren van het beheer. Er is slechts 1 tegenstem.
5. Sluiting